ADSP - Gestione Note Spese

Questa linea permette di visualizzare, approvare o rielaborare le note spese inserite dai dipendenti tramite app. Si combina insieme alla tabella Tipo spesa e le due stampe, nota spesa in dettaglio e report note spese, per gestire tutte le funzionalità relative.

La schermata è divisa in cinque sezioni che ora vedremo in dettaglio

In questa sezione in alto è possibile vedere nella parte superiore i dati anagrafici della persona di cui stiamo vedendo le note spese, il numero di persone in elenco, scorrerlo ed agire sull’elenco anagrafico. Nella parte sottostante invece c’è l’elenco delle note della singola persona, è possibile scorrerle, agire su queste e variare il filtro.

Di base la linea al momento dell’accesso si setta per mostrare solo le note nello stato “Trasmesso” e solo le matricole che hanno delle note in quello stato presenti (di qualsiasi data), questo per agevolare il lavoro. E’ comunque sempre possibile modificare i filtri per visualizzare note in diversi stati, da trasmettere, pagate, ecc… Eventualmente anche filtrandole per periodo. In questa linea è abilitato solo il tasto modifica, in quanto non è possibile inserire o eliminare le note, in quanto questo va fatto dal dipendente tramite l’app.

Questa sezione contiene i dati del gruppo note, ovvero il contenitore generale delle singole note. E’ possibile vedere una descrizione del gruppo, lo stato (quelli editabili sono nello stato T – Trasmesso/Da Approvare) ed alcuni dati operativi come data ed ora creazione, trasmissione, eventualmente approvazione e pagamento, oltre che un totale importo di tutto il gruppo, dato dalla somma di tutte le note.

I due tasti “Approva Gruppo” e “Rielabora Gruppo” si abilitano solo in modalità di modifica. L’intero gruppo è Approvabile sono se tutte le note sottostanti sono approvate, mentre per rifiutarlo va compilata una nota generale. Ci sono però degli automatismi (vedi nota) che approvano/rifiutano il gruppo automaticamente in certe condizioni.

Una sezione centrale permette di consultare rapidamente i dati di rilevazione del giorno a cui è stata assegnata (non creata) la nota spesa. Questo per evitare errori involontari di datazione, ad esempio mettere una nota di trasferta in un giorno lavorato in ufficio o una nota di pranzo in un giorno di ferie. In questi campi è possibile vedere il numero del giorno e la lettera della settimana, l’orario assegnato, le bollature, ore lavorate ed eventuali causali e/o errori.

Nel cuore della schermata è possibile vedere il riepilogo dei dati della nota spesa. Una descrizione permette di capire al volo di cosa si sta parlando, insieme al tipo di nota. I dati successivi includono data ed ora, luogo, eventuali valute estere, note, ecc… E’ anche presente l’importo totale della spesa, che per alcune note è dato da calcoli basati sui dettagli, ad esempio sommando il pernotto alla tassa di soggiorno o moltiplicando chilometri con rimborso chilometrico.

Il pulsante “Visualizza Scontrino” permette di vedere la documentazione allegata. Se presente aprirà una finestra con l’immagine, altrimenti un avviso che non è presente. I pulsanti “Approva Nota” e “Rielabora Nota” si attivano solo in modifica del record e permettono appunto di approvare la nota ed inviarla a pagamento oppure rielaborarla per inviarla al dipendente perché possa modificarla e poi ritrasmetterla nuovamente. Degli automatismi semplificano il lavoro:

• Quando si rielabora una nota, in automatico il sistema rielabora l’intero gruppo, in modo che il dipendente lo veda come “da trasmettere” nell’app e possa modificarlo.
• Quando si approvano tutte le note di un gruppo, il gruppo viene approvato automaticamente, ed appare un pop-up che comunica l’automatismo. In questo caso se il gruppo in realtà conteneva degli errori può sempre essere rielaborato (in questo caso occorre compilare la nota per il dipendente)

Un ultimo riquadro in basso visualizza campi specifici per ogni tipo di nota spesa. Il programma in automatico seleziona a video solo i campi relativi al tipo di nota che stiamo esaminando, e qua troviamo una serie di dettagli ulteriori riguardanti la nota in questione.